E Ticaret Siteleri Neden E-Arşiv ve E- Fatura Sistemine Geçmelidir? Tek tık ile gönderim, saklaması kolay, gerektiğinde faturalara hızlı erişim başlıca nedenler.
Ticari faaliyetlerin tümünde, kurumsal yapının hem bir prosedürü hem de yasal zorunluluğu olan “fatura kesme” işlemi artık her işletmenin bildiği bir konudur. Geleneksel ticaret faaliyetlerinde, bunu özellikle uyumlu yazıcıların bağlı olduğu entegre muhasebe programları hem de manuel olarak el ile oluşturup müşteriye sunmak senelerdir bir yasal zorunluluk olarak yapılmaktadır. Fakat devlet kurumlarında da artık çağın gereksinimi olan uygulamalar yürürlülüğe girmektedir.
Bunun geleneksel ticaretimizde dahi; hem pos hem yazar kasa görevi gören yeni nesil cihazlar olarak görmek mümkün.
Peki, bu gelişmeler e-ticaret sitelerinde farklı uygulamalara neden olmuyor mu dersiniz?
Aslında, gelişmelerin temel sebepleri arasında, ülkemizde ve dünyamızda hızla gelişen e-ticaret potansiyeli var dersek abartmış olmayız. Zira devlet kurumları bu potansiyele uygun olarak mevzuat değişiklikleri ile yeni uygulamaları hayata geçirmiş bulunuyor.
E-Arşiv ve E-Fatura Nedir?
Öncelikle bunların tanımı ile başlayalım. E-fatura, en basit tabiri ile ürün ve hizmet satışı sonrası işletmenin yükümlülüğü olan fatura kesme işleminin, dijital ortamda sağlanmasıdır. Bu işlemlerin, geleneksel fatura kesme işleminden, neredeyse hiçbir farkı yoktur. Sadece, işletmenin kurumsal yapı sorumluluğu olan bu fatura kesme işlemi için; ilgili devlet kurumu mevzuatına uygun bir servis aracılığı ile işlemi yapması yeterlidir.
E-Arşiv ise, faturaların bilindiği üzere belirli bir süre zorunlu olarak muhafaza edilmesi mevzuatına dayanır. Bu muhafaza süreleri, devlet kurumu mevzuatı gereği hizmet veren servisler tarafından uygun olarak elektronik ortamda saklanır ve istenildiğinde ibraz etme olanağı sunar.
E-ticaret siteleri neden bu tarz uygulamaları hayata geçirmeli?
Önceki içeriklerimizden bir alıntı yapalım : “ E-ticaret siteleri; artan rekabet ortamında hız, ürün çeşitliliği ve rekabete uygun fiyat politikasına ayak uydurmak zorundadır. Bu zorunluluk, onların sürekliliği ve müşteri memnuniyeti açısından hayati önem taşır.”
Bu cümlenin ilk dikkat çeken tarafı nedir? “ Hız!” Her dijital servisin, müşteri memnuniyetini aynı seviye de ya da daha üst seviyelere taşımak için dikkat etmesi gereken ilk maddelerden birisi, hizmetin hızlı biçimde alıcıya ya da müşteriye ulaştırılmasıdır. Aksi takdirde, böyle muazzam bir rekabet ortamında, memnuniyetsiz bir müşterinin tekrar sizlerle ticari faaliyete girmesi oldukça zor bir olasılıktır.
Yeni mevzuat, bu gereksinimler gözlemlenerek yürürlülüğe girmiştir. Çünkü e-ticaret sitelerinde gün içerisinde onlarca hatta yüzlerce alım – satım işlemi gerçekleştiği için, yasal zorunluluğun işletme tarafından daha kolay ve hızlı bir çözümle yerine getirilmesi ihtiyacı doğmuştur.
Bu sayede, e-ticaret siteleri e-fatura işlemlerini kullanarak her satım sonrası anında fatura oluşturabilmeli ve alıcıya kargo ile beraber aynı anda verebilmelidir. Fiziksel faturanın karşı tarafa ulaşması kadar, artık dijital ortamdaki fatura alıp-verme imkânına zemin hazırlayan KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta ) ortamında da karşıya anında iletimi de önemlidir. KEP, standart bir e-postadan ziyade, sadece fatura tipi önemli evrakların işletmeler arasında alınıp-gönderilmesine imkân sağlayan ve mevzuatta yeri olan dijital bir kavramdır. Her işletme, ticari faaliyete geçtiği işletmelere KEP üzerinden, tahsil sonrası fatura gönderimi sağlar. Bu tarz gönderimlerin muhasebesel açıdan önemini, geleneksel ticarettekinden farklı olmadığının farkındasınızdır.
E-ticaret sitelerine her ne kadar bireysel müşteriler ilgi gösterip alışveriş yapıyor olsa da, mevzuat gereği her müşteriye özel bir fatura kesilerek ulaştırılması zorunluluktur. Bu zorunluluğu evrak ve sevkiyat masrafına girmeksizin, elektronik ortamda yerine getirebilen her e-ticaret sitesi; zamandan ve iş gücünden ayrıca kazanç sağlar. Kazançları arasına, yasal zorunluluk ilkesini eksiksiz yerine getirme gibi büyük bir avantajı da eklersek; e-ticaret siteleri için e-arşiv ve e-fatura ciddi bir kolaylıktır.
E-ticaret sitesi firmaları, operasyon birimleri içerisinde muhasebe ve finans bölümlerinde bu tip kolaylıkları kullanarak; hem saklama hem de fatura oluşturma mecburiyetlerini dijital ortamda rahatlıkla ve sorunsuzca giderebilirler.
E-fatura ve e-arşiv zorunlu mu?
Bu konuda mevzuat değişiklikleri göz önünde bulundurulmalıdır. Zira sürekli bir değişim veya ek protokoller mevzuata dâhil olmaktadır. 2018-2019 senesi için yıllık brüt 5 milyon lira satış hacmi olan her mükellef, e-fatura, e-arşiv ve diğer elektronik evrak kullanımı konusunda mecburi uygulama sorumluluğu altındadır. Size, bu konuda en detaylı bilgiyi GİB ( Gelir İdaresi Başkanlığı ) web sitesi ve hizmet aldığınız muhasebe veya mali müşavirlik ofisi verecektir.
